Privacy beleid SJO STEO

SJO STEO hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SJO STEO houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement;
• Verwerking van je persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn;
• Voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als SJO STEO zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacy statement, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Of je kunt bellen met een van de bestuursleden. Voor deze contact gegevens verwijzen we je naar de site van SJO STEO (Colofon).

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door de SJO STEO verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Voor de ledenadministratie;
• Voor betaling van de contributie;
• Als je vrijwilliger bent, voor het bestand met vrijwilligers;
• Voor betaling van overeengekomen vrijwilligers vergoedingen;
• Voor contact gegevens van functionarissen op de site van SJO STEO (colofon)
• Het versturen van uitnodigingen en mededelingen.

Welke gegevens vragen we van je

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Voornaam;
- Tussenvoegsel; – Achternaam;
• Geslacht;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• BSN;
• Iban;

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Voor een in competitieverband spelend lid aan de KNVB middels de applicatie SportLink;
• Voor de site van SJO STEO beperkte gegevens van vrijwilligers, trainers en andere functionarissen aan de webhoster.

Met deze derde partijen waar wij voor deze doelen persoonsgegevens doorgeven sluiten wij zogenaamde verwerkersovereenkomsten af.  Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.Deze houden in dat zij deze gegevens alleen mogen be- en verwerken in opdracht van SJO STEO en dus alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

SJO STEO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens SJO STEO van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij hebben daarvoor een AVG-geheimhoudingsverklaring getekend;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van jou hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met het bestuur contact op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris gegevensbescherming

Om te waarborgen dat SJO STEO conform de AVG handelt hebben we deze functie in het leven geroepen. Deze functie is belegd binnen het bestuur en gepubliceerd op de site onder Wie is wie met als omschrijving Privacy AVG.

SJO STEO verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor aangewezen doelen. In dit document staat vermeld welke gegevens wij verzamelen, voor welke doelen en aan welke derde partijen wij gegevens doorgeven om ze in onze opdracht te verwerken.

Voor de derde partijen geldt dat zij deze gegevens uitsluitend mogen verwerken in onze opdracht voor het doel waarvoor ze door SJO STEO werden verstrekt en dat zij deze gegevens niet mogen delen met anderen.

SJO STEO verzamelt de volgende gegevens:

• Naam, adres, postcode, woonplaats;
• Geboortedatum en plaats
• Geslacht;
• IBAN nummer;
• ID nummer;
• BSN (voor werknemers);
• Emailadres en telefoonnummer;

Voor de volgende doelen:

• Registratie van het lidmaatschap;
• De aanmelding in SportLink voor speelgerechtigde leden;
• Voor de inning van contributie;
• Voor het bestand van vrijwilligers;
• Voor het bestand van sponsoren.

Derde partijen waaraan wij zo beperkt mogelijk persoonsgegevens doorgeven om ze in opdracht van de SJO STEO te verwerken:

• Sportlink. Met behulp van deze gelijknamige applicatie worden de wedstrijdformulieren ingevuld;
• Acea Hosting. Dit is onze webhoster van de site www.sjosteo.nl.

Bescherming van persoonsgegevens realiseren we door de volgende procedures:

• Met de hiervoor genoemde derde partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten;
• Onze bestanden zijn digitaal en staan opgeslagen op de computer die beveiligd is met wachtwoorden;
• De groep geautoriseerde tot de gegevens houden we zo beperkt mogelijk;
• We sluiten een schriftelijke geheimhoudingsverklaring met degenen die toegang hebben tot persoonsgegevens;
• De site van SJO STEO is beveiligd door middel van https//;
• We hebben een functionaris privacy aangesteld binnen het bestuur;
• Jaarlijks controleren we of we persoonsgegevens up-to-date zijn en of we deze moeten verwijderen bijvoorbeeld in verband met opzegging van het lidmaatschap;
• We hanteren een privacy statement die op de site is gepubliceerd;
• Leden kunnen via een mail aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. vragen om inzage, correctie of verwijdering van gegevens.

SJO STEO hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website en op social media zoals bijvoorbeeld facebook, twitter en groeps-Whatsapp van de vereniging.
In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan SJO STEO zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media
SJO STEO beheert de website www.sjosteo.com

• Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die SJO STEO organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
• Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij SJO STEO. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en op de sportparken in Stedum en Ten Post mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
• Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van SJO STEO, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur alleen foto’s plaatsen waarop minimaal twee à drie kinderen te zien zijn.
• Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij SJO STEO, zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers. Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd.
• Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor SJO STEO, zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers.
• Als ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen;
• Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.
• Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de website, facebook-pagina en andere eigen social media.

Maken van foto en video opnamen

• Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterreinen kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
• Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn :
• Trainingen;
• Door de vereniging georganiseerde evenementen;
• Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
• wedstrijden en (officiële) toernooien;
• overige verenigingsactiviteiten
• Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.

Bewaking privacy gebruik van opnamen

• Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
• Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
• Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
• In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
• Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Dit foto protocol is op 24 oktober 2018 vastgesteld door het bestuur van de SJOSTEO en is ter inzage opgenomen op de website van de vereniging.